Rakennushankkeen pahimmat riskit syntyvät jo ennen ensimmäistä työmaapäivää. Jos LVIS-suunnittelu lähtee liikkeelle hatarilla lähtötiedoilla tai ilman yhteisiä pelisääntöjä, seurauksena on lisätyöt, purkutyöt ja aikataulujen venyminen, ja lopulta budjetti paukkuu.
Onnistunut LVIS-suunnittelu ei onneksi vaadi taikatemppuja. Vuodet ovat opettaneet meille ja asiakkaillemme, että muutamilla hyväksi koetuilla periaatteilla pääsee pitkälle. Erityisesti kolme periaatetta nousee ylitse muiden: niiden avulla voidaan minimoida budjetti- ja aikatauluriskit heti suunnittelun alussa. Esittelemme ne seuraavaksi.
Tämä artikkeli on projektipäällikölle, joka:
- haluaa välttää “oho, kymppitonni tuonne” -yllätykset ja niistä koituvat lisätyöt
- haluaa minimoida tilanteet, joissa työmaa ja suunnittelu käynnistyvät yhtä aikaa
- haluaa pitää ketjureaktiot kurissa (kun yksi osa-alue myöhästyy, kaikki siirtyy).
Tiivistelmä:
Projektipäällikön näkökulmasta LVIS-suunnittelun riskit minimoidaan kolmella periaatteella:
- Kattavat lähtötiedot (läpikäydään pohjakuvat, selvitetään aidot toiveet, asetetaan tavoitetasot),
- Aloituspalaveri (aikataulu, roolit ja pelisäännöt sanoitetaan),
- Yhteinen kokonaisaikataulu ja kommenttikierrokset (mallit toimivat yhteen ja suunnitelmat tarkentuvat oikea-aikaisesti).
Lisäarvoa tuo LVIS-Optimi, Neulasen uniikki varsinaista LVIS-suunnittelua edeltävä palvelu, jolla saat realistiset, vertailukelpoiset ja riskittömät tarjoukset.
Lue lisää LVIS-Optimista ja ota yhteyttä Neulaseen, jos haluat varmistaa läpinäkyvän suunnittelun ja välttää kalliit yllätykset.
Periaate 1: Kattavat lähtötiedot ovat projektin A&O
Jos lähtötiedot ovat vähän sinnepäin, suunnittelu perustuu arvauksiin, mikä yleensä kostautuu viimeistään työmaalla. Olemme huomanneet, että usein kattavistakin lähtötiedoista puuttuu asiakkaan omat ajatukset tai hiljainen tieto toiveista. Juuri nämä tiedot ovat niitä, jotka usein ratkaisevat toteutuksen sujuvuuden.
Projektipäällikön tärkein tehtävä alussa onkin varmistaa, että nämä asiat ovat kunnossa:
1. Ajantasaiset pohjat ja mallit
- Pohjakuvat lukittu arkkitehdin osalta ennen erikoissuunnittelun aloitusta.
- Jos pohjat eivät ole lukossa, LVIS-suunnittelu menee arvailuksi, mistä seuraa myöhemmin muutoksia ja lisäkustannuksia.
2. Loppukäyttäjä ja tilaaja tiedossa
- Kuka tekee päätökset ja milloin he ovat mukana?
- Jos roolit ovat epäselvät, päätöksiä jää roikkumaan ja suunnittelu etenee väärillä oletuksilla. Tämä johtaa viivästyksiin ja ylimääräisiin suunnittelukierroksiin.
3. Erityistoiveet ja linjaukset
- Esim. Sähköpisteen sijoitukset tiettyihin paikkoihin. Samalla kannattaa selvittää asiakkaan aiempia hyviä ratkaisuja tai kokemuksia, joita halutaan toistaa uudessa kohteessa.
- Me tuomme lisäksi omat hyväksi toteamamme käytännöt pöytään.
4. Tavoitetaso
- Minimitaso: määräystenmukaisuus ja takuutarkastusten läpäisy.
- Joillain kohteilla on kuitenkin lisävaatimuksia:
- Energiatehokkuus: esim. A-energialuokka, sertifikaatit kuten BREEAM ja LEED
- Sisäolosuhteet: esim. Sisäilmastoluokituksen S1–S2
- Usein, lähes oletuksena, määräystenmukaisuus riittää. Erityisesti lisätoiveiden osin tavoitteet tulee sanoittaa hyvissä ajoin ja kirjata ylös.
Milloin tiedät, että lähtötiedot ovat riittävät?
Kun urakoitsijalta ei jälkikäteen enää tipahtele lisätöitä. Tämä on konkreettinen merkki siitä, että tieto oli riittävän tarkkaa ja suunnitelmat olivat toteutuskelpoisia sellaisenaan.
Missä menee usein pieleen?
Isoimmat haasteet syntyvät, kun lähtötietoja jää roikkumaan ja niitä tulee ripoteltuna. Tämä aiheuttaa epävarmuutta ja lisää muutostarpeita myöhemmin.
Joskus kaikkia lähtötietoja ei ole saatavilla. Silloin kannattaa miettiä:
- Kannattaako suunnittelu aloittaa vasta, kun tiedot on kasassa?
- Voisiko aikataulua siirtää eteenpäin?
Taustalla on usein rakentajan kiire päästä pyytämään urakkatarjouksia. Jos aikataulu pakottaa aloittamaan ilman täydellisiä tietoja, on tärkeää tunnistaa ja hyväksyä tietoinen riski ja varautua siihen, että muutoksia joudutaan tekemään myöhemmin.
Tyypillisiä puutteita pohjatiedoissa:
- Pohjakuvat eivät ole lukittu → huonejärjestys muuttuu kesken suunnittelun
- Käyttäjätiedot (esim. henkilömäärät tiloihin) puuttuvat
- Sisustussuunnittelijan tai esimerkiksi erillisen valaistussuunnittelijan suunnitelmat venyvät
- Käyttäjän tuotantolaitteiden vaatimukset (sähkö, jäähdytys) saapuvat myöhässä. Tämä on erityisen yleistä toimitilakohteissa, joissa on tuotantoa.
Muistisääntö projektipäällikölle:
Ennen LVIS:n starttia varmista, että pohjat ovat lukossa, käyttäjä on tiedossa, toiveet sanoitettu ja tavoitetaso kirjattu. Jos jokin näistä puuttuu, riskit kasvavat ja muutosrumba on todennäköinen.
Periaate 2: Aloituspalaverissa sanoitetaan toiveet, aikataulu ja vastuut
Aloituspalaverin järjestäminen on pieni vaiva, joka tuo suuren säästön. Palaverit eivät kuitenkaan ole kaikilla toimijoilla rutiinia. Joskus ajatellaan, että aiempi kokemus tai dokumentaatio riittävät. Eivät riitä. Aloituspalaveri varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla, mikä vähentää tulkinnanvaraa ja estää virheitä, joita aiempi kokemus ei yksinään pysty ehkäisemään.
Meillä Neulasella aloituspalaveri on suuressa roolissa ja järjestämme jokaisessa projektissamme aina aloituspalaverin itse. Palaveriin osallistuu meiltä molempien suunnittelualojen projektipäälliköt ja asiakkaan puolelta projektipäällikkö ja mahdollisesti tate-asiantuntijat. Noin kahden tunnin palaverissa saadaan käytyä kaikki käytännön asiat toiveista aikatauluihin. Lopputuotoksena saadaan LVI- ja sähkölähtötietolomakkeet täytettynä ja muistio palaverista.
Aloituspalaverissa käydään läpi:
- Agenda ja lähtötietolomakkeet
- Yhteystiedot ja yhteydenpitotapa
- Suunnitteluaikataulu
- Palaverikäytännöt
- Projektipankki (mikä käytössä ja pelisäännöt)
- Asiakaspalautteen vastaanottaja
- Yhteenvetopalaveri – pidetään, kun kohde on valmis
- Laskutustiedot
- Lopuksi LVI- ja sähkölähtötiedot käydään erikseen kattavasti läpi
Aloituspalaveri poistaa tulkinnanvaraa, tuo vastuut, päätöspisteet ja aikataulun yhteiseen ymmärrykseen ja vähentää näin lisä- ja purkutöiden riskiä. Se myös vahvistaa läpinäkyvyyttä projektitiimissä.
Periaate 3: Kokonaisaikataulu ja kommenttikierrokset sovitaan yhdessä
Aikataulu ei ole pelkkä tiedosto, vaan tiimin sitouttamisen työkalu. Kokonaisaikataulun luominen onkin ykköstapa taklata aikataulu- ja budjettiriskejä. Silti kokemustemme mukaan sellainen luodaan vain joka toisessa tapauksessa. Monesti ajatellaan, että “homma osataan, koska projekteja on tehty jo paljon”, mikä tavallaan pitääkin paikkansa. Ilman yhteistä rytmiä jokainen keskittyy kuitenkin optimoimaan omaa tekemistään.
Tietomallinnuskohteissa tämä näkyy selkeimmin: kaikki tekevät omia suunnitelmia eri aikataululla, ja kun mallit yhdistetään, virheet paljastuvat ja muutosrumba alkaa.
Kokonaisaikataulun onnistumisen avaimet:
- Suunnittelijoiden suunnitelmat toimivat lähtötietoina toisilleen
Kokonaisaikataulun laatimisessa ja johtamisessa on tärkeä huomioida, että suunnitellijoiden suunnitelmat toimivat lähtötietoina toisilleen. Esimerkkinä betonielementtikohteet: elementtisuunnittelija tarvitsee reikävaraukset (sähkö + putket). Tämä edellyttää, että LVIS:llä on kattavat lähtötiedot ja pohjat lukossa, mieluiten myös suunnitelmat edistettynä. Muuten mennään arvauksella, ja myöhemmin tulee muutoksia. - Yhdessä katselmointi ja kommentointi
Kun aikataulu on yhdessä nähty ja kommenttikierrokset on sovittu, onnistumisprosentti paranee selvästi. - Kommenttien saaminen suunnitelmiin riittävän ajoissa
Projektipäällikön kannattaa panostaa siihen, että tiimi kommentoi suunnitelmia ajoissa. Luonnos jää usein kommentoimatta, vaikka toteutus etenee. Jälkikäteen tulee sitten yllätyksenä pyyntöjä esimerkiksi IV-koneiden siirrosta, mikä tarkoittaa yhtä asiaa: rahaa palaa.
Laadi siis yhteinen aikataulu, johon on kirjattu kommenttikierrokset, katselmoinnit, päätöspisteet ja lukitukset. Aseta vastuut ja deadlinet, ja varmista näkymä koko tiimille (projektipankki, kalenterit, muistutukset).
Yhteenveto: Näin minimoit LVIS-suunnittelun riskit
Projektipäällikön näkökulmasta LVIS-suunnittelun riskit minimoidaan kolmella periaatteella:
- Kattavat lähtötiedot (lukitut pohjakuvat, loppukäyttäjät ja toiveet, tavoitetasot),
- Aloituspalaveri (toiveet, aikataulu, roolit ja pelisäännöt sanoitetaan),
- Yhteinen kokonaisaikataulu ja kommenttikierrokset (mallit toimivat yhteen ja suunnitelmat tarkentuvat oikea-aikaisesti).
Kun nämä kolme periaatetta ovat hallussa, olet jo pitkällä riskien hallinnassa.
Lisäturvaa suunnitteluun tuo LVIS-Optimi. Se on Neulasen uniikki laskentavaiheen palvelu ennen varsinaista LVIS-suunnittelua. LVIS-Optimi tuo selkeyttä ja varmuutta laskentavaiheeseen, jolloin suunnitteluun ei lähdetä sokkona. Se on helppo tapa saada realistinen kustannus- ja toteutusnäkemys ennen suunnittelun lukituksia. Palvelu toteutetaan 1-2 viikossa ja vaatii vain noin 2-3 tuntia aikaa lähtötietojen kartoitukseen sekä aloitus- ja lopetuspalavereihin.
