Syyskuun alussa järjestettiin Building 2030 -hankkeen kesäseminaari, jossa esiteltiin hankkeen uusia tutkimustuloksia. Suunnittelun osalta erityisen mielenkiintoinen aihe oli Suunnitteluprosessi 2.0. Suunnitteluprosessi 2.0 ei varsinaisesti ollut uusi tutkimus vaan enemmänkin yhteenveto aiempien suunnitteluun liittyvien tutkimusten tuloksista ja niissä havaituista ongelmista. Näiden pohjalta mietittiin, miten koko rakennusprojektin suunnittelu ja suunnittelun ohjaus tulisi toteuttaa niin, että suunnittelu olisi mahdollisimman tehokasta sekä tuottaisi mahdollisimman paljon lisäarvoa hankkeelle. Tuloksena oli suunnitteluprosessi 2.0.
Suunnitteluprosessi 2.0 esittelyssä nousi esiin monia hyviä parannuksia suunnitteluun ja suunnittelun ohjaukseen, mutta kysymysmerkiksi kuitenkin vielä jäi miten ja kenen toimesta nämä ratkaisut saataisiin vietyä mahdollisimman laajasti käytännön tasolle. Aihetta myös mietittiin erityisesti sellaisten projektinjohto- ja KVR-urakkana toteutettavien hankkeiden osalta, joissa suunnittelu, hankinta ja toteutus ovat käynnissä yhtä aikaa ja lähtötiedot voivat muuttua aina hankkeen loppuun asti, joten prosessi ei sellaisenaan sovellu selkeämpiin hankkeisiin. Tämän vuoksi emme lähde tässä lyhyessä artikkelissa käymään koko tuloksena syntynyttä suunnitteluprosessia tarkemmin läpi, vaan poimimme sieltä mielestämme 3 tärkeintä asiaa, jotka huomioimalla voitaisiin nostaa jokaisen projektin suunnittelun tehokkuutta. Jokainen voi osaltaan miettiä, miten nämä voitaisiin mahdollisimman hyvin ottaa huomioon omassa suunnittelun ohjauksessa.
Mikä on Building 2030?
Building 2030 on Aalto-yliopiston ja 21 yrityksen konsortio, joka visioi, tutkii ja edistää parempaa rakentamisen tulevaisuutta. Emme itse ole hankkeessa mukana, mutta seuraamme mielenkiinnolla sen tuloksia. Tutkimustuloksiin kokonaisuudessaan voi tutustua Building 2030 -hankkeen nettisivuilta.
1. Hyvät lähtötiedot ja huolellinen alkuvaiheen suunnittelu antaa koko projektille oikean suunnan
Yhtenä tutkimuksen huomiona oli, että 80 % kokonaiskustannuksista sidotaan hankkeen alkuvaiheessa, vaikka suunnittelutyöstä tällöin tehdään vain 5 – 10 %. Alkuvaiheen suunnittelussa usein myös lähdetään suoraan valitsemaan taloteknisiä järjestelmiä sekä puhumaan asioista hyvin detaljitasolla. Monesti olisikin syytä ottaa hieman takapakkia ja miettiä isossa kuvassa, mitä suunnitteilla olevalta rakennukselta halutaan ja miten sitä on tarkoitus käyttää. Olennaista on myös määritellä mihin ominaisuuksiin halutaan panostaa ja missä ollaan valmiita pihistämään. Näin voitaisiin miettiä kohteeseen järkevimmät ratkaisut, jolloin vältyttäisiin turhalta yli- tai alisuunnittelulta.
Monesti kohteen tullessa lvi- ja sähkösuunnittelijan pöydälle talotekniset järjestelmät ja pohjakuvat ovat jo lähes lukkoon lyöty. Talotekniikkasuunnittelijoiden osaamista kannattaisi kuitenkin hyödyntää enemmän jo aikaisemmassa vaiheessa. Esimerkiksi tekniset tilat sekä muut tekniikan tarvitsemat reitit ja koteloinnit saataisiin näin mitoitettua mahdollisimman tarkasti ja parhaassa tapauksessa säästettyä rahanarvoisia asuin- tai vuokraneliöitä.
Monesti alkuvaiheen työtä hankaloittaa myös lähtötietojen puute tai niiden epävarmuus. Tämän vaikutuksesta hyvä esimerkki ovat tutkimuksessa todetut viisi keskeistä hukan lähdettä suunnittelusta, joita ovat:
- Uudelleen suunnittelu
- Suunnitteluvirheet
- Suunnittelu puutteellisilla lähtötiedoilla
- Osaamisen hyödyntämättä jättäminen
- Tiedon odottelu
Näistä uudelleen suunnittelu, suunnittelu puutteellisilla lähtötiedoilla sekä tiedon odottelu liittyvät useimmiten lähtötietoihin. Myös suunnitteluvirheet ovat vahvasti yhteydessä puuttuviin lähtötietoihin, sillä virheiden riski kasvaa huomattavasti, jos suunnitelmia joudutaan jatkuvasti täydentämään ja muokkaamaan uusien lähtötietojen mukaan. Tällöin haitaksi muodostuu, että tiukkaan kilpailutettujen suunnittelu-urakoiden rajalliset tunnit kuluvat suunnitelmamuutoksiin, eivätkä niiden ratkaisujen miettimiseen, joilla oikeasti pystyttäisiin vaikuttamaan hankkeen kustannuksiin.
Olemme myös itse käytännössä huomanneet lähtötietojen keskeisen merkityksen omissa projekteissamme. Myös suuri osa lisätöistä johtuu joko puutteellisista lähtötiedoista tai lähtötietojen muutoksista. Viime vuoden loppupuolella otimme käytännöksi järjestää jokaisesta projektista asiakkaan kanssa erillisen lähtötietopalaverin, jossa käymme suunnitteilla olevan kohteen tarkasti läpi. Käytännössä tämä on toiminut erinomaisesti ja lisätyön osuus suunnitteluprojekteissamme on tänä vuonna ollut n. 2 %, kun se viime vuonna oli vielä n. 10 %. Tämä tekee myös suunnittelijoiden työn mielekkäämmäksi, kun suunnitelmiin ei tarvitse tehdä jatkuvasti pieniä muutoksia.
2. Liian aikaisin suunniteltu on usein myös uusiksi suunniteltu
Kuten edellisessä kohdassa todettiin, niin puuttuvista lähtötiedoista aiheutuu useimmiten ongelmia, mutta tosiasia on, että aina niitä ei vain ole saatavilla ajoissa tai ne muuttuvat matkalla. Tästä syystä tärkeää olisikin miettiä, miten tästä aiheutuvat haitat voidaan minimoida. Näin olisi mahdollista ratkaista yleinen tutkimuksessa havaittu ongelma eli liian aikaisin suunnittelu.
Tutkimuksessa havaittiin, että yleensä lvi- ja sähkösuunnitelmat valmistuvat tai viedään pidemmälle nopeammassa aikataulussa kuin arkkitehti- tai rakennesuunnitelmat. Useimmiten syynä kiirehtimiseen oli, että urakoista halutaan päästä pyytämään tarjouksia mahdollisimman täydellisillä suunnitelmilla. Tämä on kuitenkin yksi yleinen syy uudelleen suunnittelulle. Lähtötietojen muuttuessa arkkitehdin laatimat pohjakuvat elävät ja lvis-suunnitelmia joudutaan päivittämään vastaavasti. Jos muutoksia on paljon, niin tästä helposti aiheutuu, että suunnittelijan aika kuluu suunnitelmamuutoksiin ja yhteensovitukseen sen sijaan, että suunniteltaisiin kokonaisuuden kannalta mahdollisimman hyvää ratkaisua.
Yksi ratkaisu ongelmaan on panostaa enemmän suunnitteluaikataulun laatimiseen ja pyrkiä miettimään se niin, että suunnittelun alkaessa kaikki tai mahdollisimman suuri osa tarvittavista lähtötiedoista olisi saatavilla. Toimiva tapa on lähteä miettimään aikataulua lopusta alkuun. Esimerkiksi jos valmiit suunnitelmat halutaan lokakuun loppuun mennessä ja suunnitteluun menee aikaa kommenttikierroksineen kuukausi, niin tällöin suunnittelu kannattaa aloittaa vasta lokakuun alussa. Näin syyskuun loppuun voidaan sopia lähtötietojen lukituspiste, eli siihen mennessä kaikki suunnitteluun tarvittavat päätökset pitää olla tehty ja lähtötiedot toimitettu.
Vastaavasti aikataulua lopusta alkuun suunnittelemalla yllä olevassa esimerkissä on hyvä miettiä, vaatiiko seuraavien vaiheiden aikataulu, että suunnitelmat ovat valmiit lokakuun lopussa vai riittäisikö marraskuun loppu. Kuten osion alussa todettiin, niin lähtötiedoilla on aina tapana muuttua ajan kuluessa, jonka vuoksi ei kannata suunnitella varmuuden vuoksi “varastoon”. Hyvä tapa on myös palastella hanketta pienempiin suunnittelukokonaisuuksiin, koska monesti kaikkien lähtötietojen saanti yhtä aikaa on lähes mahdotonta.
3. Myös suunnittelua tulee suunnitella
Kun lähtötiedot ovat kasassa niin seuraavaksi voidaan varmasti hypätä itse suunnitteluun? Näin usein toimitaan, mutta tutkimuksen mukaan se ei kuitenkaan ole viisain ratkaisu. Ennen kuin aletaan suunnittelemaan, niin olisi hyvä pysähtyä suunnittelemaan suunnittelua. Suunnittelun suunnittelulla tarkoitetaan käytännössä suunnittelujärjestyksen sekä suunittelukäytäntöjen sopimista.
Tutkimuksen yksi havainnoista oli, että eri alojen suunnittelijoiden tehtävät ovat itsessään ajan tasalla, mutta niitä ei ole yhteensovitettu keskenään. Tästä aiheutuu helposti tilanne, että projektin alussa kaikki suunnittelualat lähtevät omalta osaltaan edistämään suunnitelmia, mutta kun tulee yhteensovituksen aika, niin huomataan, että tekniikka törmäilee tai joihinkin rakenteisiin ei voi tehdä tarvittavia läpivientejä.
Jostain syystä yhteensovitus ja törmäilyt ovat muodostuneet normaali käytännöksi, kun ennemminkin pitäisi ajatella, että suunnittelussa on tapahtunut virhe. Eikö törmäystarkastelun sijaan olisikin järkevämpää sopia ennen kuin yhtään viivaa on piirretty, että missä järjestyksessä sähköhyllyt sekä putket käytäville suunnitellaan sekä mihin rakenteisiin on mahdollista tehdä reikiä. Tällä hetkellä asia tapahtuu monesti päinvastaisessa järjestyksessä eli ensin suunnitellaan ja lopuksi mietitään, miten nämä olisi pitänyt suunnitella. Yksi käytännön esimerkki tästä on monesti sprinklerisuunnittelu, joka usein kiinnitetään hankkeeseen vasta, kun lvi- ja sähkösuunnitelmat ovat lähes valmistuneet. Tästä aiheutuu käytännössä aina törmäyksiä.
Toinen tutkimushavainto oli myös, että monesti yhteensovitukseen ja erityisesti tietomallien hiomiseen käytetään liikaa aikaa suhteessa siitä saatavaan hyötyyn. Malleista keskitytään usein korjaamaan muutamien millimetrien törmäilyjä, kun työmaalla asennustoleranssit rakenteidenkin osalta ovat usein senttimetriluokassa. Lisäksi ongelmaksi on havaittu, että hiomisesta huolimatta nykyiset mallit eivät usein ole riittävän tarkkoja, että niiden pohjalta voisi suoraan asentaa. Esimerkiksi jo mallista puuttuvat kannakkeet usein aiheuttavat sen, että tekniikkaa ei voida todellisuudessa asentaa täysin suunniteltuun kohtaan tai vaihtoehtoisesti urakoitsija päätyy käyttämään eri tuotetta kuin suunnitelmassa. Tämä ei tarkoita, että mallintaminen tai yhteensovitus olisi missään nimessä turhaa, mutta tässäkin on tärkeää pysyä kokonaisuuden kannalta järkevällä tarkkuustasolla.
Tutkimuksessa monen ongelman juurisyyksi paljastui myös puutteellinen viestintä, joka näkyy erityisesti suunnitelmamuutoksista tiedottaessa. Tämän vuoksi olisi tärkeää sopia projektin alussa käytännöt, miten muutoksista tiedotetaan. Pelkkä projektipankin päivitys jää monesti huomaamatta ja muutenkin on varsin työlästä lähteä tarkastamaan jokaisesta suunnitelmasta erikseen revisiomerkinnät. Hyvä käytäntö on aina tiedottaa muita suunnittelijoita esimerkiksi sähköpostitse suunnitelmamuutoksista niin ne tulevat varmasti tietoon. Vastaavasti myös työn alla olevista suunnitelmamuutoksista olisi hyvä tiedottaa etukäteen etteivät muut suunnittelijat käytä vanhentumassa olevia suunnitelmia lähtötietoinaan.
