Tarjouspyyntö on yleensä ensimmäinen askel lvi- tai sähkösuunnittelun hankinnassa. Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö on avainasemassa, kun tavoitteena on saavuttaa täsmällisiä ja vertailukelpoisia LVIS-suunnittelutarjouksia. Tarjouspyyntöön panostaminen säästää ennen kaikkea aikaa. Näin samoja tarkennuksia ei tarvitse käydä erikseen läpi kaikkien tarjoajien kanssa, jolloin tarjousten vertailu on helppoa ja nopeaa.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä asioita tulee huomioida lvi- tai sähkösuunnittelu -tarjouspyynnön laatimisessa. Tavoitteenamme on antaa sinulle työkalut ja tiedot, jotka auttavat sinua kuvaamaan projektisi vaatimukset selkeästi ja saamaan vastineeksi tarjouksia, jotka ovat täsmällisiä ja vertailukelpoisia.
Tarjouspyynnön peruskomponentit
Huolellinen tarjouspyynnön laatiminen on aina ensimmäinen askel kohti täsmällisiä ja vertailukelpoisia tarjouksia. Hyvän tarjouspyynnön tulisi sisältää vähintään seuraavat peruskomponentit:
Kohteen ja suunnittelutehtävän perustiedot
Ensimmäinen asia lvis-tarjouspyynnössä on määrittää selkeästi, mitä kokonaisuutta ollaan tarjoamassa. Tällä tarkoitetaan sekä kohteen että suunnittelutehtävän yleistietoja.
Kohteen yleistiedoissa olennaista on tietysti kohteen tyyppi ja laajuus eli onko kyseessä esimerkiksi kerrostalo vai hoivakoti ja mikä on kohteen pinta-ala. Olennainen tieto on myös, onko kyseessä uudiskohde vai saneeraus. Tässäkin tapauksessa kuvat kertovat enemmän kuin tuhat sanaa, jonka vuoksi tarjouspyynnön mukaan on hyvä liittää vähintään alustavat pohjakuvat. Tämä korostuu erityisesti saneerauskohteissa, joissa muutokset koskevat vain tiettyä osaa rakennuksesta.
Pohjakuvilla ja perustiedoilla on merkitystä myös uudiskohteissa. Erityisesti suuremmissa kohteissa voi olla paljon samanlaisia tai saman tyylisiä tiloja, joissa voidaan hyödyntää samoja lvis-ratkaisuja. Tämä voi vaikuttaa merkittävästi kohteen lvi- tai sähkösuunnittelun hintaan, mutta ilman pohjakuvia tarjoaja ei välttämättä tiedä asiaa.
Suunnittelutehtävässä tulisi vähintään määrittää ollaanko hakemassa lvi-suunnittelua, sähkösuunnittelua vai molempia. Tämä on usein selkeää, mutta tärkeää olisi myös avata paketin sisältöä hieman tarkemmin. Esimerkiksi tuleeko lvi-suunnittelun sisältää myös automaatiosuunnittelu tai energiaselvityksen laadinta.
Tekniset vaatimukset ja suunnittelutehtävän tarkka sisältö
Lvi- ja sähkösuunnittelu ovat laajoja käsitteitä ja jokainen mieltää ne varmasti hieman omalla tavallaan. Siksi onkin tärkeää kohteen ja suunnittelutehtävän perustietojen lisäksi määrittää vielä tarkemmalla tasolla, mitkä ovat kohteen tekniset vaatimukset ja suunnittelutehtävän sisältö.
Teknisillä vaatimuksilla tarkoitetaan käytännössä, että mitä tekniikkaa rakennukseen tulee suunnitella ja mitä vaatimuksia tekniikalle on asetettu. Esimerkiksi tällaisia tietoja ovat lämmitysmuoto tai tuleeko rakennukseen jäähdytys, vaikka se ei määräysten puolesta olisi pakollista. Yleisimpiä tapoja esittää tekniset vaatimukset ovat rakennustapaselosteet, järjestelmäkuvaukset sekä huonekortit. Lisäksi olennaista on ilmoittaa, että noudatetaanko jotain vapaaehtoisia vaatimuksia, kuten esimerkiksi Sisäilmastoluokitusta.
Mitä selkeämmin tekniset vaatimukset ovat tiedossa, niin sitä vähemmän varmuuskerrointa suunnittelutarjoukseen tarvitsee laskea. Aina toki näin ei ole ja sekin on hyvä tieto tarjouspyynnössä. Tällöin lvis-suunnittelutarjoukseen voidaan sisällyttää erilaisten teknisten vaihtoehtojen vertailu.
Teknisten vaatimusten lisäksi on tärkeää avata suunnittelutehtävän sisältöä tarkemmin. Näin suunnittelutoimiston näkökulmasta haluttu tehtäväsisältö vaihtelee huomattavasti kohteesta ja asiakasyrityksestä toiseen. Siksi oikean suunnittelusisällön ja parhaan hinnan saamiseksi on tärkeää kuvata tarkemmin, mitä lvi-suunnittelun tai sähkösuunnittelun tulee konkreettisesti sisältää.
Ilman tarkempaa tietoa voidaan yleensä olettaa, että lvi-suunnittelun tai sähkösuunnittelun lopputuotoksena tulee olla hankintoihin ja asennuksiin riittävä suunnitelmapaketti 2d-tasopiirustuksina esitettynä. Jos tämän lisäksi halutaan jotain lisää tai jättää jotain pois, niin se tulisi kertoa selkeästi tarjouksessa.
Alla on listattu suunnittelutehtävän sisällön kannalta erityisen olennaisia asioita, joissa käytännöt yleensä vaihtelevat ja joilla on myös merkittävää hintavaikutusta. Vähintään nämä olisi hyvä tarkentaa tarjouspyynnössä, jotta tarjoukset pysyvät vertailukelpoisina. Suunnittelutehtävien tarkemmassa listaamisessa apuna voi käyttää myös Taloteknisen suunnittelun tehtäväluetteloa TATE18.
- Suunnittelu- ja työmaakokouksien lukumäärä etäyhteyksin tai paikan päällä
- Muiden työmaakäyntien lukumäärä
- Tietomallinnuksen tarve ja tietomallinnuksen tarkkuustaso
- Erikoistehtävien tarve, kuten esimerkiksi valaistuslaskenta tai elementtien sähkövarausten suunnittelu
Aikataulu ja sopimusehdot
Olennainen osa lvis-suunnittelutarjouspyyntöä on aikataulu. Aina suunnitteluaikataulu ei välttämättä ole tarkkaan tiedossa, mutta tarjouspyynnössä tulisi kuitenkin ilmoittaa vähintään paras mahdollinen arvaus aikataulusta. Muuten voi käydä niin, että kaikilla tarjoajilla ei ole oikeasti vapaita resursseja toteuttaa suunnittelua.
Aikataulun lisäksi myös sopimusehdot ovat tärkeä osa tarjouspyyntöä. Yleisesti suunnittelutarjouksissa käytetään Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013. Näistä poikkeaminen voi mahdollisesti vaikuttaa lvis-suunnittelun hintaan.
Hinnoittelumalli
Tarjousten vertailtavuuden osalta tärkeä tekijä on hinnoittelumalli. Tarjouspyynnössä tulisi siksi määrittää halutaanko tarjoushinta esimerkiksi kiinteänä kokonaishintana vai tuntihintana tuntiarvioineen. Mikäli tarjouksia tulee erilaisilla hinnoittelumalleilla, niin vertailu on vaikeaa.
Selkeissä kohteissa kokonaishinta on yleensä hyvä ratkaisu, mutta mikäli teknisissä vaatimuksissa tai suunnittelutehtävän sisällössä on paljon epäselvyyksiä, niin tuntityö voi tulla viime kädessä edullisemmaksi. Yleisesti voidaan todeta, että mitä enemmän epävarmuutta tarjouspyyntöön sisältyy, niin sitä enemmän varmuuskerrointa tarjoukseen joudutaan laskemaan.
Kokonaishinnan ja tuntihinnan lisäksi yksi vaihtoehto on myös näiden yhdistelmä. Tämä on erityisen toimiva ratkaisu sellaisissa kohteissa, joissa halutaan vertailla kattavasti erilaisia toteutusvaihtoehtoja projektin alkuvaiheessa, mutta oikean vaihtoehdon löydyttyä loppusuunnittelu on selkeää. Tällöin voi olla kokonaistaloudellisesti edullisinta toteuttaa alkuvaiheen suunnittelu tuntityönä ja loppuvaihe kiinteällä hinnalla.
Yhteenveto
Yhteenvetona voidaan todeta, että tarkasti ja huolellisesti laadittu LVIS-tarjouspyyntö on perusta täsmällisten ja vertailukelpoisten tarjousten hankkimiselle. Peruskomponenttien, kuten projektin perustietojen, teknisten vaatimusten ja suunnittelutehtävän sisällön selkeä määrittely on välttämätöntä.
Täsmällisyyden ja vertailukelpoisuuden varmistaminen tarjouspyynnössä minimoi väärinymmärrykset ja tehostaa tarjousvertailua. Tämä puolestaan mahdollistaa parhaan tarjoajan valinnan. Muista, että hyvä kommunikaatio tarjoajien kanssa ja selkeät arviointiperusteet ovat avainasemassa, kun tavoitteena on saavuttaa onnistunut ja kustannustehokas LVIS-suunnitteluprojekti. Käyttämällä näitä asiantuntijoiden neuvoja tarjouspyyntöprosessissasi voit olla varma, että projektisi käynnistyy oikealla jalalla.
